E-Rechnung seit 2025: Pflichten, Formate und Umsetzung im Alltag (Leitfaden 2026)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen für ihre unternehmerischen Tätigkeiten E-Rechnungen empfangen können. Das hat das Wachstumschancengesetz für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Beim Versand galten bisher großzügige Übergangsregeln: Papier- und PDF-Rechnungen waren weiter erlaubt.

Zum Jahreswechsel endet die allgemeine Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr grundsätzlich E-Rechnungen für ihre inländischen B2B-Umsätze ausstellen. Für 2027 bestehen noch einzelne Übergangsregeln, insbesondere für EDI. Ab dem 1. Januar 2028 enden die allgemeinen Übergangsregelungen; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Maßgeblich ist § 27 Abs. 38 UStG.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was rechtlich als E-Rechnung gilt, welche Fristen für Ihr Unternehmen gelten, welche Formate es gibt, wie Sie E-Rechnungen GoBD-konform archivieren und wie Sie die Umstellung im Alltag in sieben Schritten bewältigen.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss insbesondere der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein anderes vereinbartes Format ist zulässig, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen.

Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Eine Software kann alle Angaben auslesen und automatisch weiterverarbeiten, ohne dass ein Mensch die Rechnung abtippen muss.

Was das BMF zusätzlich klarstellt:

• Der Datensatz zählt, nicht das Bild. Alle Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Bei ZUGFeRD hat die XML-Datei im Zweifel Vorrang vor der PDF-Ansicht.
• Leistungsbeschreibung konkret halten. Die strukturierten Angaben müssen die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar erkennen lassen. Eine pauschale Angabe wie „Beratungsleistung“ kann zu wenig sein.
• Pflichtangaben und Ergänzungen trennen. Die strukturierten Angaben dürfen nicht durch einen bloßen Verweis auf eine unstrukturierte Anlage ersetzt werden. Zusätzliche Aufschlüsselungen, etwa Stundennachweise, können als in der E-Rechnung enthaltener Anhang ergänzt werden. Zusätzliche Anforderungen des Rechnungsempfängers sind zu beachten.

Zeitplan: Was ab wann gilt

Die Übergangsregeln ergeben sich aus § 27 Abs. 38 UStG. Beachten Sie sowohl den Leistungszeitraum als auch die zeitlichen Grenzen für Ausstellung und Übermittlung. Das Rechnungsdatum allein genügt nicht zur Einordnung.

Drei Details, die oft übersehen werden

• Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Vorjahres. Dieser Wert kann von den Zahlen aus BWA oder Jahresabschluss abweichen. Bei Organschaften zählt der Umsatz des gesamten Organkreises, bei Gutschriften der Umsatz des Ausstellers der Gutschrift.
• Die Erleichterung 2027 gilt nur für Leistungen, die 2027 erbracht werden. Wer eine Leistung aus 2026 erst 2027 abrechnet, kann sich nicht auf die 800.000-Euro-Regel stützen.
• Ausnahmen separat prüfen: Die Übergangsfrist für kleinere Rechnungsaussteller ist von dauerhaften Ausnahmen zu unterscheiden, etwa für Kleinbetragsrechnungen oder Umsätze von Kleinunternehmern. Die Empfangsmöglichkeit bleibt erforderlich.

Ausblick: ViDA und ein nationales Meldesystem

Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA), vom Rat am 11. März 2025 beschlossen, werden E-Rechnung und nahezu Echtzeit-Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030 Pflicht. Die Bundesregierung plant außerdem ein bundeseinheitliches elektronisches Meldesystem für Rechnungsdaten. Einen Starttermin gibt es dazu noch nicht. Wer jetzt auf eine saubere E-Rechnungs-Infrastruktur umstellt, ist für diese nächste Stufe bereits gut vorbereitet.

Wer muss was? Pflichten und Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Leistender und Empfänger müssen als im Inland ansässig gelten, etwa durch Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte inländische Betriebsstätte. Eine deutsche Umsatzsteuer-Registrierung allein reicht nicht aus.

Empfangen: Pflicht für alle, auch für Ausnahmefälle

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Stimmen Sie Format und Übermittlungsweg mit Ihren Geschäftspartnern ab. Für die umsatzsteuerliche Anerkennung sind die gesetzlich zugelassenen Formate maßgeblich.

Wichtig für die Praxis: Eine XML-Datei ist für Menschen kaum lesbar. Sie brauchen also nicht nur ein Postfach, sondern auch eine Software, die den Datensatz anzeigt, prüft und archiviert.

Ausstellen: Ausnahmen von der Pflicht

Was passiert bei Verstößen?

Wird eine erforderliche E-Rechnung durch eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung ersetzt, entspricht die Form nicht den gesetzlichen Vorgaben. Das kann die Rechnungsbearbeitung verzögern und Fragen zum Vorsteuerabzug des Kunden auslösen. Fordern Sie bei Zweifeln eine Berichtigung an und klären Sie die steuerliche Behandlung mit Ihrer Steuerberatung.

Formate im Vergleich: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol

Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. Peppol ist dagegen kein Format, sondern ein Übertragungsnetz.

Unsere Empfehlung für kleine Unternehmen: Versenden Sie ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung, je nachdem, was Ihre Software sauber erzeugt. Beim Empfang muss Ihre Lösung beide Formate verarbeiten können. Als Übertragungsweg genügt in der Regel die E-Mail.

Archivierung: GoBD-konform und datenschutzgerecht

E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Das heißt: Der strukturierte XML-Datensatz ist maßgeblich. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht.

• Aufbewahrungsfrist: Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Frist von acht Jahren (§ 14b UStG). Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Verlängerungen und besondere Aufbewahrungspflichten, etwa bei noch steuerlich relevanten Unterlagen, sind gesondert zu prüfen.
• Unveränderbarkeit: Bewahren Sie zumindest den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Lesbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und erforderliche Zusammenhänge müssen über die maßgebliche Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben.
• GoBD und Verfahrensdokumentation: Es gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form. Beschreiben Sie in einer Verfahrensdokumentation, wie E-Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
• Archivierung als Prozess gestalten: Ein Postfach allein gewährleistet noch keine geordnete, nachvollziehbare Aufbewahrung. Ein Dokumentenmanagementsystem oder ein geeignetes Buchhaltungsarchiv kann dabei helfen. Eine bestimmte Software schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht vor; die weiteren GoBD-Anforderungen an den jeweiligen Prozess sind gesondert zu beachten.
• Datenschutz beachten: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa von Ansprechpartnern oder Einzelunternehmern. Cloud-Anbieter für Rechnungsverarbeitung und Archiv sind in der Regel Auftragsverarbeiter, mit denen Sie einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO schließen müssen. Prüfen Sie nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten, ob noch andere zulässige Aufbewahrungsgründe bestehen; andernfalls sind personenbezogene Daten zu löschen. Nehmen Sie die Rechnungsarchive in Ihr Löschkonzept und Ihre TOM-Dokumentation auf.

Umsetzung im Alltag: In 7 Schritten startklar für 2027

1. Betroffenheit klären. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung. Liegt er über 800.000 Euro, wird die E-Rechnung für die erfassten inländischen B2B-Umsätze ab 2027 grundsätzlich verpflichtend; Ausnahmen und die EDI-Übergangsregel sind zusätzlich zu prüfen.
2. Ist-Aufnahme machen. Wie entstehen Ihre Rechnungen heute: Word, Rechnungsprogramm, Warenwirtschaft? Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privatpersonen? Wie viele Eingangsrechnungen erhalten Sie pro Monat?
3. Software auswählen oder aktualisieren. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme erzeugen ZUGFeRD oder XRechnung bereits. Prüfen Sie: Unterstützt die Lösung beide Formate beim Empfang, eingebettete Anlagen, Validierung und eine GoBD-konforme Archivierung? Für sehr kleine Volumina gibt es kostenlose Erfassungs- und Anzeigetools, etwa von öffentlichen Stellen.
4. Stammdaten pflegen. Vollständige Kundendaten, Umsatzsteuer-IDs, bei Behörden die Leitweg-ID und eine eindeutige E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, etwa rechnung@ihre-firma.de.
5. Eingangsprozess festlegen. Wer prüft eingehende E-Rechnungen sachlich und rechnerisch, wer gibt frei, wer bucht? Unterscheiden Sie technische Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und fehlende Pflichtangaben. Nicht jeder Hinweis eines Validators hat dieselbe steuerliche Bedeutung. Auffällige Rechnungen gehören vor der Freigabe in eine gezielte Prüfung.
6. Testen. Senden Sie Testrechnungen an zwei oder drei Stammkunden und an Ihre Steuerberatung, bevor die Pflicht greift. Klären Sie, welches Format Ihre größten Kunden bevorzugen.
7. Dokumentieren und schulen. Halten Sie den Prozess in Ihrer Verfahrensdokumentation fest und weisen Sie das Team ein.

Sicherheit: E-Rechnung und Rechnungsbetrug

Automatisierte Rechnungsverarbeitung macht schneller, aber auch angreifbarer. Betrüger verschicken gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung, inzwischen auch als technisch korrekte E-Rechnung. Die Validierung prüft das Format, nicht die Echtheit.

• Änderungen von Bankverbindungen nie allein auf Grundlage einer Rechnung übernehmen, sondern per Rückruf unter der bekannten Nummer prüfen
• Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe von Zahlungen ab einem festgelegten Betrag
• Rechnungseingangsadresse nicht öffentlich für allgemeine Kommunikation nutzen und mit Spam- und Malware-Filter schützen
• Anhänge in E-Rechnungen nur in der Rechnungssoftware öffnen, nicht direkt aus dem Postfach
• Zugriffsrechte auf Rechnungssoftware und Archiv auf die zuständigen Personen beschränken und mit Mehr-Faktor-Authentifizierung absichern

Mehr zu den Maschen und zur Sensibilisierung Ihres Teams lesen Sie in unserem Beitrag zu Phishing und Social Engineering.

Häufige Fehler bei der E-Rechnung

• PDF für eine E-Rechnung halten: Eine PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten ist keine E-Rechnung, egal wie professionell sie aussieht.
• ZUGFeRD im falschen Profil: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Prüfen Sie die Einstellung in Ihrer Software.
• Nur die PDF-Ansicht archivieren: Maßgeblich ist der XML-Datensatz. Wer nur die PDF speichert, archiviert nicht das Original.
• Zu knappe Leistungsbeschreibung: Die Leistung muss aus den strukturierten Angaben eindeutig und leicht nachprüfbar hervorgehen. Ein pauschaler Verweis auf externe Unterlagen ersetzt die Pflichtangaben nicht.
• Pflichtangaben in Anlagen auslagern: Ergänzende Nachweise ersetzen die erforderlichen strukturierten Rechnungsangaben nicht. Prüfen Sie zusätzlich, wie Ihr Geschäftspartner oder sein Portal Anlagen verarbeitet.
• Die 800.000-Euro-Grenze falsch berechnen: Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht der Wert aus der BWA.
• Zu spät starten: Wer erst im Dezember 2026 umstellt, hat keine Zeit mehr zum Testen. Rechnen Sie für Auswahl, Einrichtung und Test mit mehreren Wochen.

Fazit: Jetzt umstellen statt im Dezember improvisieren

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Inländische Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die Ausstellung für umsatzstärkere Rechnungsaussteller grundsätzlich verpflichtend; ab 2028 enden die allgemeinen B2B-Übergangsfristen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Wer die Umstellung jetzt angeht, gewinnt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch schnellere, fehlerärmere Abläufe in der Buchhaltung. Wichtig ist, Datenschutz, GoBD-Archivierung und Schutz vor Rechnungsbetrug von Anfang an mitzudenken.

Sie möchten Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren? TriLex Digital Solutions unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Auswahl und Einrichtung passender Lösungen, bei der datenschutzkonformen Gestaltung mit Dienstleistern und bei der Absicherung der Prozesse. Steuerliche Einzelfragen klären wir gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung. Jetzt unverbindliches Erstgespräch vereinbaren

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Oktober 2026.

Weiterlesen: Phishing und Rechnungsbetrug erkennen ↗